POLITYKA PRYWATNOŚCI I PLIKÓW COOKIES

SERWISU WWW.AK-SEN.PL

Wersja obowiązująca od 11 lipca 2026 r.

§ 1. Informacje ogólne

1. Niniejsza Polityka prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych osób korzystających z serwisu internetowego www.ak-sen.pl, w tym osób:

1. przeglądających ofertę;
2. kontaktujących się z Organizatorem;
3. dokonujących rezerwacji lub zakupu imprezy turystycznej;
4. zapisujących się do newslettera;
5. korzystających z profili Aktywnego Seniora w mediach społecznościowych.
6. Polityka zawiera również informacje dotyczące stosowania plików cookies i podobnych technologii.
7. Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z obowiązującymi przepisami, w szczególności z:

3. rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, zwanym dalej „RODO”;
4. ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
5. ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej.

§ 2. Administrator danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych jest:

Aktywny Senior Andrzej Wójcicki
ul. K. I. Gałczyńskiego 18 lok. 14
80-524 Gdańsk

NIP: 6941005694
REGON: 390730549

E-mail: biuro@ak-sen.pl
Telefon: +48 725023233
Strona internetowa: www.ak-sen.pl

2. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:
   • pocztą elektroniczną na adres: biuro@ak-sen.pl;
   • telefonicznie pod numerem: +48 663 512 905;
   • pisemnie na adres siedziby Administratora.

§ 3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z serwisu i rodzaju wybranej usługi Administrator może przetwarzać:

1. dane identyfikacyjne, w szczególności imię i nazwisko;
2. dane kontaktowe, w szczególności adres e-mail, numer telefonu i adres korespondencyjny;
3. datę urodzenia;
4. dane dotyczące rezerwacji i wybranej imprezy turystycznej;
5. dane niezbędne do wystawienia faktury, w tym adres i NIP — jeżeli są wymagane;
6. dane dotyczące płatności, w tym informacje o dokonaniu płatności oraz numer rachunku bankowego, jeżeli jest potrzebny do dokonania zwrotu;
7. dane dokumentu tożsamości lub paszportu — wyłącznie wtedy, gdy są wymagane przez przewoźnika, hotel, ubezpieczyciela, służby graniczne albo przepisy kraju docelowego;
8. dane dotyczące szczególnych potrzeb uczestnika, w tym ograniczeń ruchowych, alergii, specjalnej diety lub stanu zdrowia — wyłącznie w zakresie niezbędnym do właściwej i bezpiecznej realizacji imprezy;
9. treść korespondencji, zgłoszeń, reklamacji i innych kontaktów z Administratorem;
10. dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, takie jak adres IP, typ urządzenia, rodzaj przeglądarki, identyfikatory cookies oraz informacje o aktywności w serwisie.

Administrator nie wymaga podawania danych, które nie są potrzebne do realizacji określonego celu.

§ 4. Kontakt z Administratorem

1. Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Administratorem przez formularz kontaktowy, e-mail, telefon lub pocztę, dane są przetwarzane w celu:

1. udzielenia odpowiedzi;
2. prowadzenia korespondencji;
3. rozwiązania przedstawionej sprawy;
4. przygotowania oferty;
5. podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy.
6. Podstawą przetwarzania jest:

2. art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy kontakt dotyczy oferty, rezerwacji lub działań przed zawarciem umowy;
3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO — gdy podstawą jest prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na obsłudze korespondencji i udzielaniu odpowiedzi.
4. Dane będą przechowywane przez czas potrzebny do rozwiązania sprawy, a następnie — jeżeli będzie to uzasadnione — do upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń.
5. Podanie danych jest dobrowolne, jednak brak danych kontaktowych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi lub przygotowanie oferty.

§ 5. Rezerwacja i zakup imprezy turystycznej

1. Dane podane podczas rezerwacji lub zakupu są przetwarzane w celu:

1. przygotowania i zawarcia umowy o udział w imprezie turystycznej;
2. dokonania rezerwacji transportu, zakwaterowania, ubezpieczenia i innych świadczeń;
3. realizacji programu imprezy;
4. obsługi płatności;
5. wystawienia dokumentów księgowych;
6. kontaktowania się z podróżnym w sprawach organizacyjnych;
7. obsługi zmian, rezygnacji, reklamacji i zwrotów;
8. udzielenia pomocy podczas imprezy turystycznej.
9. Podstawą prawną przetwarzania jest:

2. art. 6 ust. 1 lit. b RODO — zawarcie i wykonanie umowy;
3. art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych, rachunkowych, ubezpieczeniowych i wynikających z przepisów regulujących działalność turystyczną;
4. art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie praw, ustaleniu, dochodzeniu lub obronie roszczeń oraz zapewnieniu prawidłowej organizacji imprezy.
5. Podanie danych wymaganych w formularzu rezerwacyjnym jest dobrowolne, ale niezbędne do zawarcia i wykonania umowy. Niepodanie danych może uniemożliwić dokonanie rezerwacji lub udział w imprezie turystycznej.

§ 6. Dane pozostałych uczestników

1. Osoba dokonująca rezerwacji może przekazać Administratorowi dane innych uczestników, dla których dokonuje rezerwacji.
2. W takim przypadku źródłem danych uczestnika jest osoba dokonująca rezerwacji, przedstawiciel grupy, członek rodziny albo inna osoba działająca na rzecz uczestnika.
3. Administrator może otrzymać w szczególności:

3. imię i nazwisko;
4. datę urodzenia;
5. numer telefonu lub adres e-mail;
6. dane dokumentu podróży;
7. informacje niezbędne do ubezpieczenia i realizacji imprezy.
8. Dane te są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy oraz realizacji obowiązków prawnych Administratora.
9. Osoba przekazująca dane innych uczestników powinna poinformować ich o przekazaniu danych Administratorowi oraz umożliwić im zapoznanie się z niniejszą Polityką prywatności.

§ 7. Dane dotyczące zdrowia i szczególnych potrzeb

1. W określonych przypadkach uczestnik może przekazać Administratorowi informacje dotyczące:

1. niepełnosprawności lub ograniczonej sprawności ruchowej;
2. alergii;
3. specjalnej diety związanej ze stanem zdrowia;
4. chorób lub innych okoliczności mogących wpływać na bezpieczeństwo uczestnika;
5. potrzeby zapewnienia szczególnej pomocy.
6. Dane takie będą przetwarzane wyłącznie w zakresie koniecznym do:

2. oceny możliwości udziału w imprezie;
3. zapewnienia odpowiednich świadczeń;
4. przekazania niezbędnych informacji hotelowi, przewoźnikowi, pilotowi, ubezpieczycielowi lub innemu wykonawcy usługi;
5. ochrony zdrowia i bezpieczeństwa uczestnika.
6. Podstawą przetwarzania danych dotyczących zdrowia jest co do zasady wyraźna zgoda uczestnika, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a RODO.
7. Uczestnik może wycofać zgodę w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania, ale może uniemożliwić zapewnienie określonych świadczeń lub bezpieczną realizację udziału w imprezie.
8. W sytuacji nagłego zagrożenia zdrowia lub życia dane mogą być przetwarzane w celu ochrony żywotnych interesów uczestnika lub innej osoby, zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. c RODO.

§ 8. Płatności internetowe

1. Jeżeli w serwisie dostępne są płatności elektroniczne, dane niezbędne do przeprowadzenia płatności mogą być przekazywane operatorowi płatności wskazanemu w procesie zakupowym.
2. Administrator otrzymuje co do zasady informację o:

2. statusie płatności;
3. zapłaconej kwocie;
4. dacie i identyfikatorze transakcji;
5. danych niezbędnych do przypisania płatności do rezerwacji.
6. Pełne dane karty płatniczej lub dane logowania do bankowości internetowej nie są udostępniane Administratorowi.
7. Operator płatności przetwarza dane zgodnie z własną polityką prywatności oraz obowiązującymi go przepisami.

§ 9. Obowiązki prawne, księgowość i roszczenia

1. Dane mogą być przetwarzane w celu:

1. prowadzenia dokumentacji księgowej i podatkowej;
2. wykazania prawidłowego wykonania obowiązków organizatora turystyki;
3. obsługi reklamacji;
4. ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń;
5. współpracy z uprawnionymi organami publicznymi.
6. Podstawą prawną jest:

2. art. 6 ust. 1 lit. c RODO — obowiązki prawne Administratora;
3. art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes polegający na ochronie praw Administratora i podróżnych.
4. Dokumentacja podatkowa i rachunkowa będzie przechowywana przez okres wymagany przepisami prawa.
5. Pozostałe dane mogą być przechowywane do upływu odpowiedniego okresu przedawnienia roszczeń. Administrator nie stosuje jednego, automatycznego okresu przechowywania wynoszącego 10 lat dla wszystkich danych.

§ 10. Newsletter i informacje marketingowe

1. Jeżeli użytkownik zapisze się do newslettera albo wyrazi zgodę na kontakt marketingowy, dane mogą być przetwarzane w celu przesyłania informacji o:

1. nowych wycieczkach;
2. wolnych miejscach;
3. promocjach;
4. wydarzeniach;
5. działalności Aktywnego Seniora.
6. Informacje marketingowe mogą być przesyłane wyłącznie kanałami, na które użytkownik wyraził zgodę, np.:

2. e-mailem;
3. wiadomością SMS;
4. telefonicznie.
5. Podstawą przetwarzania jest zgoda użytkownika, zgodnie z art. 6 ust. 1 lit. a RODO, w związku z art. 398 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej.
6. Zgoda marketingowa jest dobrowolna i nie jest warunkiem zawarcia umowy ani zakupu wycieczki.
7. Zgodę można w każdej chwili wycofać:

5. za pomocą linku rezygnacji znajdującego się w wiadomości;
6. przez kontakt na adres biuro@ak-sen.pl;
7. podczas rozmowy telefonicznej;
8. w inny sposób udostępniony przez Administratora.
9. Dane będą przetwarzane do czasu wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia określonej formy komunikacji marketingowej.
10. Administrator może przechowywać informacje o udzieleniu i wycofaniu zgody w celu wykazania zgodności działań z przepisami prawa.

§ 11. Badanie satysfakcji

1. Po zakończeniu imprezy Administrator może zwrócić się do uczestnika z prośbą o ocenę jakości zrealizowanych usług.
2. Podstawą takiego działania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, czyli prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na kontroli jakości i ulepszaniu oferowanych usług.
3. Uczestnik może wnieść sprzeciw wobec dalszego wykorzystywania danych w tym celu.
4. Wiadomości dotyczące badania satysfakcji nie będą łączone z treściami reklamowymi bez wymaganej zgody marketingowej.

§ 12. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być udostępniane lub powierzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji określonego celu:

1. osobom upoważnionym przez Administratora;
2. dostawcom hostingu, poczty elektronicznej, systemów rezerwacyjnych, CRM i obsługi informatycznej;
3. operatorom płatności i bankom;
4. biurom księgowym, doradcom podatkowym, kancelariom prawnym i audytorom;
5. przewoźnikom lotniczym, autokarowym, kolejowym i morskim;
6. hotelom i innym obiektom zakwaterowania;
7. zakładom ubezpieczeń i pośrednikom ubezpieczeniowym;
8. pilotom, przewodnikom, lokalnym przedstawicielom i innym dostawcom usług turystycznych;
9. dostawcom systemów newsletterowych i komunikacyjnych — jeżeli użytkownik korzysta z tych usług;
10. organom administracji publicznej, służbom granicznym, sądom i innym uprawnionym instytucjom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa;
11. Ubezpieczeniowemu Funduszowi Gwarancyjnemu oraz innym podmiotom właściwym dla zabezpieczeń finansowych organizatora turystyki, jeżeli wymagają tego przepisy.

Podmiotom tym przekazywane są tylko dane niezbędne do wykonania określonego zadania.

§ 13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

1. Ze względu na organizowanie wyjazdów do różnych państw dane uczestnika mogą być przekazywane hotelom, przewoźnikom, lokalnym przedstawicielom lub organom znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
2. Przekazanie będzie ograniczone do zakresu niezbędnego do realizacji umowy, np. dokonania rezerwacji hotelu, wystawienia biletu lub spełnienia wymogów wjazdowych.
3. Podstawą przekazania może być w szczególności:

3. decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni poziom ochrony;
4. odpowiednie zabezpieczenia, np. standardowe klauzule umowne;
5. niezbędność przekazania danych do wykonania umowy zawartej z podróżnym;
6. wyraźna zgoda osoby, której dane dotyczą — jeżeli jest wymagana.
7. Dane mogą być również przetwarzane poza EOG przez dostawców narzędzi informatycznych, analitycznych lub społecznościowych. W takich przypadkach stosowane są mechanizmy wymagane przez przepisy RODO.

§ 14. Media społecznościowe

1. Administrator prowadzi profile w serwisach społecznościowych, w szczególności na Facebooku i Instagramie.
2. Jeżeli użytkownik:

2. obserwuje profil;
3. komentuje publikację;
4. wysyła wiadomość;
5. reaguje na treść;
6. oznacza profil Aktywnego Seniora,

Administrator może przetwarzać dane widoczne w danym serwisie, w szczególności nazwę profilu, zdjęcie, treść wiadomości, komentarza lub reakcji.

• Dane są przetwarzane w celu:

3. prowadzenia profili;
4. odpowiadania na wiadomości i komentarze;
5. informowania o działalności i ofertach;
6. prowadzenia statystyk;
7. ochrony przed nadużyciami i dochodzenia roszczeń.
8. Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji i promocji działalności.
9. Operator danego serwisu społecznościowego przetwarza dane również na własnych zasadach, opisanych w jego polityce prywatności.

§ 15. Pliki cookies

1. Serwis wykorzystuje pliki cookies i podobne technologie, czyli niewielkie informacje zapisywane lub odczytywane na urządzeniu użytkownika.
2. Serwis może wykorzystywać następujące kategorie cookies:

1) Cookies niezbędne

Są konieczne do:

• prawidłowego działania strony;
• zapewnienia bezpieczeństwa;
• zapamiętania ustawień prywatności;
• obsługi koszyka i procesu rezerwacji;
• utrzymania sesji;
• realizacji usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika.

Cookies niezbędne mogą działać bez odrębnej zgody, ponieważ są konieczne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.

2) Cookies funkcjonalne

Pozwalają zapamiętać wybrane ustawienia użytkownika i ułatwiają korzystanie ze strony. Są uruchamiane po uzyskaniu zgody, o ile nie są niezbędne do wykonania usługi.

3) Cookies analityczne

Pozwalają analizować sposób korzystania ze strony, np. liczbę odwiedzin, odwiedzane podstrony i źródła ruchu. Pomagają ulepszać działanie serwisu.

Cookies analityczne są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika.

4) Cookies marketingowe

Mogą służyć do mierzenia skuteczności reklam, dopasowywania komunikacji marketingowej i prowadzenia remarketingu.

Cookies marketingowe są uruchamiane dopiero po uzyskaniu zgody użytkownika.

• Podczas pierwszej wizyty w serwisie użytkownik może:

3. zaakceptować wszystkie cookies;
4. odrzucić cookies inne niż niezbędne;
5. wybrać konkretne kategorie;
6. zapoznać się z listą wykorzystywanych narzędzi.
7. Zgoda na cookies może zostać w każdej chwili zmieniona lub wycofana za pomocą funkcji „Ustawienia cookies” dostępnej w serwisie.
8. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań dokonanych przed jej wycofaniem.
9. Dokładna lista plików cookies, ich dostawców, celów i okresów działania powinna być dostępna w panelu „Ustawienia cookies” i aktualizowana zgodnie z narzędziami faktycznie działającymi w serwisie.

§ 16. Profilowanie i automatyczne decyzje

1. Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika.
2. Jeżeli użytkownik zaakceptuje cookies analityczne lub marketingowe, informacje o jego aktywności mogą być wykorzystywane do tworzenia statystyk lub dopasowania reklam.
3. Takie działania nie wpływają na możliwość zawarcia umowy, cenę wycieczki ani prawa podróżnego.

§ 17. Okres przechowywania danych

Dane będą przechowywane przez okres zależny od celu ich przetwarzania:

1. dane związane z zapytaniem — przez czas obsługi sprawy, a następnie do czasu upływu właściwego okresu przedawnienia roszczeń;
2. dane związane z umową — przez okres jej zawarcia i wykonywania, a następnie przez okres wymagany przepisami oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
3. dokumentacja księgowa i podatkowa — przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych;
4. dane przetwarzane na podstawie zgody — do czasu jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa ich dalszego przechowywania;
5. dane marketingowe — do czasu wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu;
6. dane dotyczące zdrowia — przez okres niezbędny do przygotowania i realizacji imprezy oraz rozliczenia związanych z nią spraw;
7. dane z cookies — przez okres wskazany w panelu ustawień cookies albo do czasu ich usunięcia lub wycofania zgody;
8. dane związane z roszczeniami — do czasu ich prawomocnego zakończenia lub przedawnienia.

§ 18. Prawa osób, których dane dotyczą

W zależności od podstawy i sposobu przetwarzania danych osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać:

1. prawo dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
2. prawo do sprostowania danych;
3. prawo do usunięcia danych, gdy spełnione są warunki określone w RODO;
4. prawo do ograniczenia przetwarzania;
5. prawo do przenoszenia danych;
6. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora;
7. prawo wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
8. prawo do wycofania zgody;
9. prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

W celu skorzystania z praw należy skontaktować się z Administratorem na adres biuro@ak-sen.pl.

§ 19. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, których celem jest ochrona danych przed:

• utratą;
• zniszczeniem;
• nieuprawnionym dostępem;
• ujawnieniem osobom nieupoważnionym;
• przypadkową lub bezprawną zmianą;
• innym niezgodnym z prawem przetwarzaniem.

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie osoby, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.

§ 20. Zmiany Polityki prywatności

1. Polityka może być aktualizowana w przypadku:

1. zmiany przepisów;
2. zmiany sposobu działania serwisu;
3. uruchomienia nowych usług;
4. zmiany wykorzystywanych narzędzi lub dostawców.
5. Aktualna wersja Polityki jest publikowana w serwisie www.ak-sen.pl wraz z datą rozpoczęcia jej obowiązywania.
6. Zmiany Polityki nie ograniczają praw osób, których dane dotyczą, wynikających z RODO i innych obowiązujących przepisów.